1.選考辞退の上手ないいわけをご紹介
転職活動する中で、意外と頭を抱えてしまうのが上手に選考辞退する方法でしょう。
特に優秀なビジネスパーソンの場合、多くの企業から引っ張りだこになるため、その分選考辞退する機会も自然と増えます。
今回はそんな選考辞退の上手ないいわけについて詳しくご紹介していきます。
先に簡単にまとめておくと以下のようになります。
- 一身上の都合
- 他社に内定を頂いた
- 他の企業を検討したい
- 希望の条件に合わなかった
- 留学する
- 家業を継ぐ
『採用担当から怒られない選考辞退の方法が知りたい』『選考辞退の連絡はどのような方法でしたらいいの？』
このような悩みを抱えている方は、是非最後までご覧ください。
2.選考辞退の連絡は電話？メール？
選考を辞退する際に、多くの方が悩むのが、『連絡手段は電話？それともメール？』という疑問でしょう。
こちらで詳しく解説していきます。
【1.基本的にはメールでOK】
結論から言うと、選考辞退連絡はメールでOKです。
企業の採用担当は毎日が多忙なので、電話で連絡しようとしてもなかなかつながりにくいという現状があります。
そのため空いた時間にチェックしてもらえるメールで連絡する方が良いのです。
【2.前日や当日の選考辞退は電話で連絡する】
基本的にはメールを使って選考辞退の連絡をすれば良いですが、例外があります。
それは選考の前日や当日の場合です。
このようなケースはできるだけ早く確実に選考辞退の旨を伝えなければ、先方に迷惑がかかってしまうため、電話を使う方が良いでしょう。
もし採用担当につながらなかった場合は、直接企業の採用窓口に電話し、選考辞退の旨を伝言してもらうよう頼んでください。
3.選考辞退する際に押さえておくべき注意点
【1.選考辞退の意思が固まったら早めに連絡する】
企業の採用担当はあなたの選考のために様々な準備をして待ってくれています。
選考を辞退するということは、それだけでも先方に大きな迷惑をかけてしまうのです。
そのため、選考辞退の意思が固まっているのならできるだけ早く連絡してあげることが、せめてものマナーと言えるでしょう。
選考前日や当日の辞退は最悪の印象を与えてしまうので、できるだけ避けるようにしてください。
【2.選考辞退の連絡は企業の営業時間内にする】
選考辞退のメールも、ただ送れば良いというわけではありません。
しっかり採用担当に内容が伝わらなければ意味がないでしょう。
そういう意味で考えると、企業の営業時間内にきちんとメールを送ることがマナーと言えます。
深夜の2時などに選考辞退メールを送り、『メールで送ったからもう大丈夫』と考えるようでは、社会人として失格です。
【3.メールの件名はシンプルに】
前述したように、企業の採用担当は本当に忙しい毎日を送っています。
一日に届くメールの数も数百件を超えることも珍しくありません。
そんな中で、内容がよく分からないような件名のメールが届いたら、後回しにされる可能性も高いでしょう。
そのため、選考辞退のメールの件名は、シンプルに分かりやすく仕上げることが大切です。
具体的な書き方については、本記事の後半でご紹介します。
【4.選考辞退の理由は正直に伝える】
わざわざ選考辞退のメールに辞退理由を書く必要はありませんが、その後採用担当から連絡が入り、辞退理由について聞かれることも珍しくありません。
その際は正直に理由を伝えてください。
中途半端に嘘でごまかそうとしても、相手は採用のプロなのですぐに見抜かれてしまいます。
しっかり理由と今後の選考には参加できないことを伝えてください。
【5.お詫びとお礼を必ず伝える】
選考辞退するとはいえ、企業の採用担当がこれまで自分のために時間を割いてくれたのは事実です。
そのことに対してしっかりお詫びとお礼は伝えるべきでしょう。
ただ単に選考辞退することだけを文面に書いて、音信不通になるという求職者も稀にいますが、社会人として恥ずかしい行為だと認識してください。
お詫びとお礼に関する文章の書き方も後半にご紹介するので、是非参考にしてみてください。
【6.面接当日にバックレたりしない】
絶対にやってはいけないのが、特に連絡もせず選考当日にバックレるというパターンです。
来るはずの選考に来なかった場合、企業の採用担当は必死であなたに連絡を取ろうとします。
それは、ただ単に選考をバックレたのか、何か事故に巻き込まれてしまったのか、理由が分からないからです。
このような行為は周りに多大な迷惑をかけてしまうため、社会人として絶対にやってはいけません。
4.選考辞退の理由を聞かれたら？使いたいいいわけ6選
【1.一身上の都合】
最もポピュラーで無難な辞退理由が「一身上の都合」です。
あまり詳しく辞退理由について言いたくない時などにこちらの理由を使えば、多くの場合は先方も察してくれます。
また、こちらから選考辞退のメールを送る際には、基本的にはこの理由を文面に記載してください。
【2.他社に内定を頂いた】
続いて多い辞退理由が、他社から内定を頂いたというものです。
この理由を使う場合、具体的な企業名まで聞かれることが多いですが、言いたくなければ伏せても問題ありません。
採用担当によっては、『弊社ではなく他社を選んだポイントを教えてください』と言われることもあるので、事前に自分の中で整理しておくとスムーズに答えられるでしょう。
【3.他の企業を検討したい】
選考の日程が他社と重なってしまい、他社の選考を優先したい際にこの理由を使います。
この理由を使う際にも、『なぜ他社の方を優先するのか？』といった質問を受けることが多いので、事前に答えられるよう準備しておいてください。
先方にとってあなたが貴重な人材であれば、選考日程を調整してもらえる可能性もあります。
【4.希望の条件に合わなかった】
なかなかハッキリと伝えるのは気が引ける方もいますが、希望の条件に合わなかったという理由も選考辞退に使えます。
この理由を使う際には、具体的にどのような条件が合わなかったのか伝えてください。
例えば、『年収が自分の希望よりも100万円ほど低い』『休日日数が自分の希望よりも少ない』『勤務地が自分の希望に合っていない』などが挙げられます。
転職業界の中ではまっとうな理由なので、後ろめたさを感じる必要はありません。
【5.留学する】
あまり嘘をつくことはおすすめできませんが、留学すると伝えれば意外とあっさり受け入れられます。
それはあなたが他社に取られたわけではないからです。
留学するということは、転職活動そのものをやめるということなので、『留学するなら仕方がないね』と採用担当も納得するしかないのです。
【6.家業を継ぐ】
家業を継ぐという理由も受け入れられやすいと言えるでしょう。
留学するという理由同様、『他社に取られたわけではない』という安心感が採用担当にあるからです。
ただし、こちらの理由を使う場合は、なぜ急に家業を継ぐことになったのか、という理由もセットで説明する必要があるため、事前に準備しておいてください。
5.選考辞退メールの書き方
【1.件名】
選考辞退メールの件名は非常に大切なポイントです。
前述したように、件名を読むだけで内容が分かるよう、シンプルにまとめましょう。
具体的には、「選考辞退のご連絡 ●●（名前）」などがおすすめです。
【2.冒頭】
出だしの冒頭部分は、誰宛のメールか分かるように、送付先の企業名や採用担当者の名前を書きましょう。
具体的には、「株式会社●● 人事部 ▲▲様」のように書くと良いです。
名前の漢字を打ち間違えたりすると非常に失礼になるので、送付する前に必ず確認してください。
【3.挨拶・自分の名前】
冒頭で誰宛のメールか伝えた後は、定型の挨拶と自分の名前を書きましょう。
具体的には、「いつも大変お世話になっております。●●（名前フルネーム）でございます。」と書けば良いでしょう。
同じ苗字の応募者がいる可能性もあるので、必ず自分の名前はフルネームで書くようにしてください。
【4.選考辞退の内容】
自分の挨拶が済んだら余計なことは書かず、メインの内容に入ります。
具体的には、「この度、貴社の選考に参加させて頂く予定でしたが、一身上の都合により今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。」と書けば良いでしょう。
前述したように、詳しい辞退理由について自ら書く必要はありません。
【5.謝罪】
選考辞退の内容を伝えたら、先方の好意に添えなかったことに対してきちんと謝罪してください。
具体的には、「貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦ください。」と書けば良いでしょう。
選考を辞退することは応募者の自由ではありますが、社会人としてのマナーなので忘れずに書くようにしてください。
【6.これまでのお礼】
謝罪をした後は、これまで自分のために様々な準備をして頂いたことに対し、お礼を伝えてください。
具体的には、「●●様にはこれまで私の選考のために諸々対応して頂き、心から感謝申し上げます。」と書けば良いでしょう。
ポイントは、採用担当の名前を入れることで、誰に対するお礼なのかをハッキリさせることです。
選考辞退は採用担当にとって迷惑なことに違いはありませんが、このようにしっかりお礼を伝えることでスムーズに事が進むようになります。
【7.定型句でまとめる】
最後は無難に定型句でまとめればOKです。
具体的には、「末筆ながら、貴社のますますのご発展と、皆様のご活躍をお祈り申し上げます。」と書けば良いでしょう。
この定型句も選考辞退時によく使うので覚えておくと便利です。
6.選考辞退メールの例文
【申し訳ないという気持ちをしっかり伝える例文】
株式会社●● 人事部 ▲▲様
いつも大変お世話になっております。●●でございます。
●月●日●時より面接のお時間を頂戴しておりましたが、面接を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いて頂いていたにも関わらず、このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。
誠に申し訳ございませんが、何卒ご容赦ください。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と、皆様のご活躍をお祈り申し上げます。
【とにかく急ぎで選考辞退の旨を伝える例文】
株式会社●● 人事部 ▲▲様
●月●日●時より面接のお時間を頂戴しております●●ですが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく存じます。
面接のために諸々ご対応頂いたにも関わらず、このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。
何卒ご了承頂けますと幸いです。
7.電話で選考辞退する際の例文
【最もスタンダードな選考辞退の例文】
いつも大変お世話になっております。
●月●日●時より面接のお時間を頂戴しております●●と申します。
大変申し訳ございませんが、この度面接を辞退させて頂きたくご連絡させて頂きました。
これまでお時間を割いて頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
【まとめ】選考辞退の連絡は必ずする！
選考辞退の連絡をすっぽかして、当日バックレる方もいますが、これは絶対にやってはいけません。
選考辞退の連絡をしないことは、これまであなたのために時間を割いて準備してくれた採用担当の方に多大な迷惑をかけることになり、何より社会人としてのマナーに反します。
一通のメールだけで良いので、必ず連絡するようにしましょう。
最後に、本記事でご紹介した選考辞退の上手ないいわけを再度まとめておきます。
- 一身上の都合
- 他社に内定を頂いた
- 他の企業を検討したい
- 希望の条件に合わなかった
- 留学する
- 家業を継ぐ
社会人としてのマナーを守って、納得のいく転職活動をして頂ければ幸いです。
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