効率が悪すぎる万年人手不足の学習塾で退職したいと思った瞬間

学習塾で事務員として勤務していたが、常に人手不足で仕事が回らなかった

私は学習塾の本社で、事務の仕事をしていました。

本社には、事務兼授業を担当する講師もいたので、午後に出勤して、夕方には授業に出ていくという方、そして夏休みや冬休みなど長期休暇の際の講習会の時期になると、一日中いないことが続いたりします。

そのため、その方の仕事が授業をもっていない、特に女性事務に回ってきます。

私が入社した頃は、人もいっぱいいたので、多少人がいなくなっても少し残業をするくらいで特に問題なく仕事が回っていました。

しかし、授業を担当する方が減り、退職される方も増え、突然支社に数カ月の間に何度も派遣されるなどと、人の入れ替わりがどんどん激しくなっていくにつれ、部署内ですら引継ぎがかなり雑になっていきました。

そうすると若手社員ばかりで回すことになります。

引継ぎもきちんとされないまま、当然やったことの無い仕事も多いので、マニュアルや担当者に聞きながらやっていくのですが、その担当者も派遣先などで忙しいときに電話しながらの対応になるので、時間も倍かかりますし、ミスも多くなっていきます。

そして、今度はそのミスに追われてしまいます。

それに加え、部長などは自分の部署の仕事をあまり把握できていないので、チェックをもらう際には、まずどんな仕事なのかから説明しなければならなくなり、普段であればすぐに済むことが、これまた倍以上時間がかかってしまい、効率がとても悪くなりました。

また、残業もするなとのことでしたが、到底無理でしたので、何も対応してくれない、理解もできていない上司に怒鳴られ、残業を申請し、時には残業をあまりできないからと休日に出勤させられたりもしました。

このような状況が一向に改善される気配もなかったので、さらに退職していくものが増えていき、もはやだれが聞いても悪循環でした。

会社が、社員が少しでも辞めない状況を真剣に考えない限りは、どんどん状況は悪化していくと思いました。

社会人として大事な情報共有というのは、新人の頃に一番よく言われることです。

しかし、それができていない上司が多くいました。

部下に言われるまで伝えない、伝え漏れる、情報がないために締め切り直前にやらなければならなくなった仕事や、急に変更を告げられ二度手間の仕事になるなど、ただでさえ人が足りていない状況ではありえないことでした。

また、上司が自分の部署の仕事をしっかり把握できていないうえに、わからないことを他の人に聞こうともせず、知ったかぶりをしてしまうということもかなり問題でした。

私が他の部署からの書類が締め切りまでにきていないために催促をしに行くと、その担当者からは、上司に渡しておいたよと言われ、その上司に確認しに行くと、これはあなたのやっていることだったんだね、知らなかったよと自分の引き出しから書類を出すということが何度もありました。

なんの書類かもわからず、確認もしないで自分でもったままにするということは本当に考えられませんでした。

新人でもやらないミスだと思います。

一言聞いてくれさえすれば、誰かが知っている可能性も十分にありえます。

情報共有することで少しでもスムーズに仕事がすすむという認識があまりにもありませんでした。

少しでも改善できればと、その際にこれは誰の担当かを説明するのですが、次の月になるとまた同じミスがおきます。

もはや誰かが気付くはず、やってくれるはずと他人任せになっているために、覚える気がありませんでした。

情報共有がきちんとできていれば、多少人がいなくてももう少しスムーズに仕事がまわっていくと思います。

前述したように、人が足りないために上の人が考えだした対策が、他の部署の仕事も、人がいないときには、対応できるようにペア化しようということでした。

結論から言いますと、これを聞かされたほとんどの者が納得いかなかったのか、ほとんど進みませんでした。

正直なところ、急に人が支社に派遣されていったり、異動したり、辞めたりするため、部署内でもペア化があまりできていない状況でした。

それを把握しているのかどうかはわかりませんが、この状況で、他部署同士のペア化というのは意味をなさないと思いました。

上司の命令でしたので、なんとか時間を作って少しはした方がいいのかと思いましたが、結局は、こちらが時間を割いても相手の部署が今は無理となるとそこで終わってしまうし、最初からやる気のない方が多いので、結局何も進まず、上司も黙認しているのかこの話も自然となくなってしまいました。

突然上の方がきめて、やれと言われても結局やる時間がない、そしてやる意味がないと思うと、社員もやらなくなるし、上の方もどうでもいいと思い始めるのか、だんだん何も言わなくなってきます。

これはまだましな方ですが、こういう中途半端なアイディアがとても多くその度に仕事に差し支えるので、とてもストレスがたまりました。