仕事が早い人の特徴と仕事を早く終わらせる7つのコツと方法

1.仕事が早い人の特徴と仕事を早くする7つの方法をご紹介！

どんな仕事にも納期は必ずあります。限られた時間の中で仕事のパフォーマンスを高めるために仕事の早さを追求することは欠かせないと言えるでしょう。

今回は仕事が早い人の特徴から、仕事を早くこなすための方法までをまとめてご紹介していきます。ビジネスマンで仕事が遅くて悩んでいる方は是非参考にしてみてください。

2.仕事が早い人の特徴10選

まずは仕事が早い人の特徴について見ていきます。仕事が早い人と遅い人の違いはどこにあるのか、是非チェックしてみてください。

【机の上が整理整頓されている】

仕事が早い人の一つ目の特徴は、机の上がきちんと整理整頓されているということです。あなたは机の上がグチャグチャになっていて、必要な資料がどこにあるかすぐに分からず、探し出すのに一苦労した経験はありませんか？

仕事に必要なものをきちんと管理できていないと、仕事以外のことに時間が取られてしまい、気付くと1日が終わってしまう、なんてことにもつながりかねません。

おすすめの整理整頓方法は、会議資料や参考資料などの種類別に管理する場所を決めておくことです。また、複数の仕事を同時に進めるような場合は、Aという仕事に関する資料はここ、Bという仕事に関する資料はここ、といったように仕事別に場所を決めることも有効です。

自分に合った整理整頓方法を見つけて、資料探しに余計な時間がかからないようにしましょう。

【スケジュール＆タスク管理を徹底している】

仕事が早い人ほどスケジュールとタスク管理を徹底しているということも特徴として挙げられます。

例えば、仕事の納期がギリギリになってしまい、慌てて仕事を仕上げたという経験はありませんか？仕事が早い人はこういったことを事前に防ぐために、早めのスケジュールを立てています。

具体的には納期を確認した上で、仕事を細かいタスクに分解していき、どのタスクにどれくらいの時間がかかるのかをチェックします。そうすることで、その仕事全体にかかる時間を把握することができるので、納期ギリギリにならないよう余裕を持ってスケジューリングすることができるのです。

日々の仕事内容も細かいタスクに分解されているため、何をどうすれば良いのか迷うことがなく、スムーズに仕事に取り掛かることができるでしょう。いつまでに何のタスクを終わらせるべきかが明確になっているので、結果的に無駄なくスピーディに仕事を終えることができるのです。

【仕事の優先順位が明確】

スケジュール&タスク管理を徹底することと似ていますが、仕事にきちんとした優先順位を付けるのも仕事が早い人の特徴と言えるでしょう。

仕事の優先順位が付いていない方というのは、どの仕事から手をつければ良いのかあやふやな状態であるということです。そのような状態で闇雲に仕事を進めていると、特に今やる必要のない仕事に余計な時間を取られてしまったり、急な差し込み業務などで取り組んでいた仕事を中途半端に残してしまう、なんてことにつながりかねません。

仕事の優先順位を明確にすることで、今取り組むべき仕事に集中することができるため、結果的にもスピーディに仕事を片付けることができるのです。

【メールの返信が早い】

仕事が早い人の特徴として、メールの返信などのあらゆるレスポンスがとにかく早いということも共通しています。

メールは仕事を進める上で欠かせないツールですが、先方に送ったメールの返信が遅くて、なかなか仕事が前に進まないといった経験は誰しも一度はあるでしょう。このようにメールの返信が遅れることは、相手の仕事を送らせてしまう危険があり、それは結果として自分の仕事が遅れることにもつながってくるのです。

仕事が早い人はメールの返信が遅れることのリスクをよく把握しています。そのため、メールをチェックしたらその場で即返信するという習慣が身に付いているのです。

特に1日に大量のメールが飛び交うような環境で仕事をしている場合は、メールをチェックした後に放置してしまうとどんどん新しいメールに埋もれてしまい、返信することそのものを忘れてしまう危険があります。これは仕事上のトラブルを引き起こしかねません。余計なトラブルを避けるためにも、メールをチェックしたら即返信することをおすすめします。

【完璧を追い求めない】

仕事を完璧にこなしたいという気持ちは重要ですが、完璧な仕事というのは残念ながらあり得ません。そういう意味で仕事を早くこなせる人の大きな特徴の一つに、仕事に完璧を追い求めないということが挙げられるでしょう。

一つの仕事に対して倍の時間をかけたからといって、クオリティも倍になるというわけではありません。例えば会議資料を作成するという仕事で、内容はほぼ同じで見た目の細かいレイアウトにたくさんの時間を割いてしまった、といった経験はありませんか？

確かに見た目が綺麗で整っている方が良いのは間違いないですが、最も重要なのは会議に必要な情報がきちんと資料の中に網羅されているかどうかでしょう。そういう意味で考えると、会議資料の見た目にたくさんの時間を注ぎ込むことにどれだけの価値があるのでしょうか？

この例から分かるのは、仕事はある一定の完成度を超えると、そこは個人の好みやこだわりの世界になってくるということです。仕事が早い人は、このような好みやこだわりの部分は切り捨てて、他の自分のやるべき仕事に時間を当てることで、同じ時間内に多くの仕事をこなすことができるのです。

【隙間時間を上手に確認する】

私達は一日中働いたような気分であっても、意外とちょっとした隙間時間を無駄に過ごしているものです。例えば、オフィスに向かう際の電車の待ち時間やエレベーターを待っている時間、トイレに座っている時間など、挙げ出すときりがありません。

仕事が早い人はこういったちょっとした隙間時間をうまく活用して、仕事を進めています。例えば、現代のようなスマートフォンが主流の時代であれば、ちょっとした空き時間にメールをチェックしたり、簡単なメールであれば返信することも可能です。わざわざ机の前に座ってPCを開かなくてもメールの確認はできてしまいます。

他にもスマートフォンのアプリを活用しながらスケジュールやタスクを管理している方もいるでしょう。ちょっとした待ち時間にパパッとスケジュールを確認したり、タスクを整理したりするだけでも仕事をスムーズに進めることに役立ちます。

このようにちょっとした隙間時間ができた時に、どういう時間の使い方をするのか事前に考えておくと良いでしょう。

【もっと時間を短縮するためにはどうするかを常に考えている】

非常に基本的なことですが、仕事が早い人はどうすればもっと時間を短縮することができるか常に考えています。仕事が遅い人との究極の違いはここにあると言っても過言ではありません。

もちろん他の人が実践している仕事を早くこなす方法を参考にするのは非常に有効です。しかし、それに加えて自分自身で今以上に仕事を早くこなす方法はないか考え続けることが大切なのです。それは自分の時間の使い方は自分自身が最もよく分かっているからです。

他人が実践している方法がそのまま今の自分にすんなり当てはめられないこともあります。場合によっては自分のスタイルにうまくはまるようにチューニングする必要も出てくるでしょう。最終的には自分自身に合った仕事を早くこなす方法を考え抜くことが求められるのです。

【集中力が高い】

仕事が早い人は共通して集中力が高いという特徴があります。ダラダラと仕事をしないと言いかえても良いでしょう。

人間の集中力は長くても数十分程度しか持たないという話は耳にしたことがあると思いますが、仕事が早い人は、高い集中力を維持した状態で仕事に取り組む時間を長くする工夫をしているのです。

例えば自分の中で集中力が切れてきたと感じた時に挟むショートブレイクが良い例でしょう。仕事が早い人は、短時間で気分をリフレッシュさせるものを用意している場合が多いです。お気に入りのコーヒーを一杯入れてみたり、好きな音楽を一曲聴いてみたり、リフレッシュ方法は人それぞれです。

このようなリフレッシュする時間をこまめに組み込んでいくことで、結果的に長い時間集中力をキープすることができるのでしょう。ついダラダラと仕事をしてしまう癖がついている方は、自分なりの短時間でリフレッシュできる方法を見つけ、積極的に仕事の時間に取り入れてみてください。

【ご飯を食べ過ぎない】

お昼ご飯を食べた後に仕事のパフォーマンスがガクッと落ちる経験は誰しもがあるのではないでしょうか？これは言うまでもなく満腹になるまでご飯を食べ過ぎてしまうことで、眠気が一気に襲ってくるからです。

仕事が早い人というのは、このような眠気が仕事のパフォーマンスを低下させることをよく知っています。そのため仕事が残っている状態では、お腹いっぱいご飯を食べないよう注意している方が多いです。

もちろん、パワフルに仕事するためにはがっつりご飯を食べる必要がある方もいらっしゃいます。お腹が空いた状態では逆に仕事に集中できないというタイプの方です。そのため、あなた自身でご飯を食べ過ぎない方が集中力を保てるのか、逆にしっかり食べないと集中力を保てないのか、どちらのタイプであるかを把握しておくと良いでしょう。

お腹いっぱいだと眠くなるし、お腹が減っても集中できないという方は、こまめにちょっとした食べ物を食べながら仕事をするという方法もおすすめです。

【仕事に取り掛かるスピードが早い】

最後にご紹介する仕事が早い人の特徴は、とにかく仕事に取り掛かるスピードが早いということです。特に何か新しい仕事に取り掛かる際には失敗するリスクなどをあれこれ考えてしまい、なかなか着手できないという方も少なくないでしょう。

一方で、仕事が早い人はとりあえずやってみようというスタンスでさっさと仕事に取り掛かるケースがほとんどです。確かに事前にある程度の不安要素について把握しておくことはとても大切なことですが、仕事は実際にやってみないと分からない部分も多いです。

そう考えると、早めに仕事に取り掛かる方が、乗り越える必要のある課題にも早く気付くことができ、その分課題に取り組むペースも早くなるでしょう。仕事をこなすスピードを上げたい方は、何か新しい仕事を始める際に、あれこれ考えるよりもとりあえず仕事に着手して、やりながら考えるというスタンスに切り替えてみると良いでしょう。

3.仕事が早い人が実践している7つの方法

仕事が早い人の特徴についてご紹介してきましたが、続いて実際に仕事を早くこなす人々が実践している7つの方法を取り上げていきます。どれも今すぐ参考にできるものばかりなので、仕事のスピードを上げたい方は是非最後までチェックしてみてください。

【仕事には必ず期限を設ける】

まず一つ目にご紹介する方法は必ず仕事に期限を設けるということです。短期間で仕上げる必要のある納期が決まっている場合は良いのですが、ある程度の余裕がある納期の場合、ついダラダラと仕事をしてしまいがちです。

そういった場合は、実際の納期よりも前倒しにした早めの期限を自分なりに設けてみると良いです。なるべく短い期間で仕事を仕上げるよう自分をあえて追い込むことで、必然的に仕事のスピードを上げざるを得ない状況を作り出すのです。

今の自分の仕事をこなすスピードに不満がある方は、あえて厳しい期限を設け、自分を追い込んでみると今までの自分にはなかった方法を見出すきっかけになるでしょう。

【自分がやる必要のない仕事は断る】

何か仕事を頼まれるとついつい引き受けてしまうという方もいらっしゃるでしょう。しかし、仕事のスピードを高めるためには自分がやる必要のない仕事はきっぱり断ることが大切です。自分がやる必要のない仕事まで引き受けていると、本来自分がやらなければならない仕事に割ける時間が少なくなり、結果的に仕事の遅れにつながってしまいます。大切なのは自分のやるべき仕事に集中して時間を使うことです。仕事を断ることは勇気がいりますが、自分のやるべきことをしっかりやっていれば、後ろめたい気持ちになる必要はないでしょう。仕事を早くこなせるようになるためには、仕事を断る勇気を持つことが大切です。

【仕事の切り出しをする】

仕事が早い人は、自分が仕事を持ち過ぎるということをしません。どんどん自分の仕事を切り出して、他の人に振っていきます。これは面倒な仕事を周りに押し付けるという意味ではありません。

もちろん誰でもできるような仕事であれば、自分の部下などにお願いすれば良いですが、難易度の高い仕事であっても、自分がその仕事に取り組んでいる間にマニュアルを整備して他の人でも対応できる状態にするのです。そういった工夫をすることで、スムーズに仕事を切り出すことができ、結果的に仕事も早くこなすことができるようになるでしょう。

仕事が遅い人は、他の人でもできるように仕事を切り出すことが苦手で、自分で抱え込んでしまい、結果的に仕事が終わらないといったことになりがちです。今の自分の仕事を振り返ってみて、切り出せる業務がないかチェックしてみてください。

【パソコンのショートカットキーをうまく活用する】

今の時代、パソコンは仕事に欠かせないツールの一つです。そんなパソコンのショートカットキーをうまく活用するのも、仕事のスピードを早める上で効果的だと言えます。

コピー&ペーストや切り取り、全選択など一つ一つの作業では数秒程度の差でしかありませんが、これを積み重ねていくことで大きな差に広がっていきます。

パソコンで仕事する際に面倒に感じる作業があった場合には、うまく使えそうなショートカットキーが無いか検索する癖をつけると良いです。特に良く使う作業のショートカットキーを覚えるだけでも仕事のスピードはグッと高まるでしょう。

【相手がYesかNoで答えられるような質問の仕方をする】

こちらは何か仕事で相談したい時に是非実践していただきたい方法です。具体的には相手がYesかNoで答えられるような質問の仕方をするということ。

例えば「この仕事、どうすれば良いですか？」という質問では、全ての答えを相手任せにしてしまうため、答える側も考える時間が必要になってしまいます。忙しい方であれば後回しにされてしまう可能性もあるでしょう。これではスムーズに仕事を進めることができません。

一方で仕事が早い人はある程度の答えまで自分で考えた上で質問します。例えば「この仕事ですが、Aという方法で進めようと思っていますが、よろしいでしょうか？」といったイメージです。この質問の仕方であれば相手もYesかNoで答えるだけなので、その場で答えを貰える可能性が高いでしょう。

他にも「Aという方法とBという方法で悩んでいるのですが、どちらが良いでしょうか？」のように選択してもらうだけの質問方法も同様に効果的です。質問される側の負担を軽くすることが、結果的に自分の仕事を早めることにつながるのです。

【todoリストを活用する】

スケジュールやタスクを上手に管理する上でtodoリストを活用するのもおすすめです。これはスマートフォンのアプリを使うのも良いですし、売られている紙ベースのtodoリストでも問題ありません。なかなか気に入ったものがない場合は、自分で使い勝手の良い仕様にエクセルなどで作ってしまうのも一つの手です。

todoリストに今日やるべきことを書き込んだら、一つの仕事が完了するたびにチェックを入れていきます。todoリストを手元に置いておけば、今日やるべきことがすぐに確認できるだけでなく、次にどの仕事に着手すれば効率的に仕事が進んでいくのかといったことまで分かるので、結果的に仕事のスピードを高めることにつながっていくのです。

【脳をうまく休ませながら仕事する】

人間の集中力は長くは持たないこと、そして集中力を持続させるためにこまめにリフレッシュする時間を盛り込むことが大切であると前述しましたが、ここでもう一つおすすめの方法をご紹介します。

それはジャンルの違う複数の仕事を用意しておくという方法です。例えばアウトプットが求められる仕事に何時間も続けて取り組んだとしても途中で脳が疲れてきます。また一方で、単純な繰り返し作業に何時間も続けて取り組んでいても眠たくなってきます。

ではアウトプットと単純作業を交互に組み合わせながら取り組んでみるとどうでしょうか？アウトプットと単純作業では使う脳の部分が違うため、適度に脳を休ませながら仕事をすることができます。

このようにジャンルの違う仕事をうまく交互に組み合わせながらスケジュールを組むことで、ずっと仕事をしつつも適度に脳を休息させることができるのです。是非試してみてください。

【まとめ】仕事が早い人は企業の中でも重宝される！

仕事が早い人の特徴から仕事を早くこなすための方法まで取り上げてきましたが、参考になりましたでしょうか？

仕事が早い人は、仕事のコアの部分をうまく見抜く技術に長けています。そのため全てが完璧でなかったとしても、外してはいけない部分をしっかり押さえていることで、仕事が雑だとは思われないのです。

また、大きな特徴として、もっと仕事を早くこなすためにはどういう方法があるのか常に考え続けている点も忘れてはいけません。今回ご紹介した仕事が早い人の特徴や方法を見ると、今のご自身の中で改善できる点がいくつか見つかったと思います。是非すぐにでも取り入れていただき、企業の中でも重宝される仕事の早くこなせる人材を目指してください。